Ratgeber ·

Wie viel kostet eine Lead-Erfassung? Kosten, ROI und die Rechnung pro Messe

26. August 2026 · 3 Min. Lesezeit

„Was kostet eine Lead-Erfassung?“ – die ehrliche Antwort: Es hängt davon ab, wie viel Umsatz ein Lead bei Ihnen wert ist. Wir rechnen das transparent durch: die expliziten Kosten, die versteckten Kosten und den ROI pro Messe.

Die direkten Kosten im Blick

Beim dagenio LEADS Cloud-Service gilt ein einfaches Modell: 149 € für den ersten User pro Jahr, 80 € für jeden weiteren User pro Jahr – alle Funktionen inklusive, zzgl. MwSt. Es gibt keine Setup-Kosten, keine Pro-Event-Gebühren und keine versteckten Module.

Beispielrechnung für ein Team von 5 Usern:

• 1. User: 149 €
• 4 weitere User: 4 × 80 € = 320 €
• Gesamt: 469 € pro Jahr (zzgl. MwSt.) für alle Messen, alle Geräte, alle Funktionen.

Die versteckten Kosten der Excel-Liste

Die meisten Unternehmen zahlen für ihre Lead-Erfassung bereits – nur eben unproduktiv. Typische Posten:

• Manuelle Nacharbeit: Abtippen von Visitenkarten, Pflege der Excel-Liste, Anreicherung im CRM. Bei 200 Visitenkarten pro Messe leicht 3–6 Stunden pro Mitarbeiter.
• Verzögertes Follow-up: Leads, die erst nach 2–5 Wochen den Vertrieb erreichen, sind deutlich schwerer zu gewinnen. Studien der Vertriebspraxis zeigen: Die Chance auf einen Termin sinkt mit jeder Woche drastisch.
• Verlorene Gespräche: Ohne Kontext (Themen, Interessen, Notizen) muss der Vertrieb das Gespräch neu aufbauen – oder der Lead geht verloren.

ROI pro Messe: die einfache Rechnung

Ein Beispiel: Sie besuchen 4 Messen pro Jahr und gewinnen pro Messe aus 200 erfassten Leads 4 qualifizierte Termine. Wenn aus 1 von 4 Terminen ein Auftrag im Schnitt von 5.000 € wird, sind das 5.000 € Umsatz pro Messe – und 20.000 € pro Jahr aus einer Lead-Erfassung, die 469 € im Jahr kostet.

Selbst wenn die Lead-Erfassung nur die Hälfte der Termine „rettet“, die sonst verfallen wären, liegt der ROI weit über 10:1.

Was Sie beim Vergleichen von Kosten prüfen sollten

1. Gilt der Preis pro User oder pro Event?
2. Enthalten sind alle Funktionen oder nur der Karten-Scan?
3. Gibt es CRM-Integration ohne Zusatzkosten?
4. Können Sie die User-Anzahl flexibel skalieren?
5. Wie schnell sind die Leads nach der Messe verfügbar?

Die Antworten dazu finden Sie in unserem Preisvergleich – und mit der kostenlosen Testversion können Sie dagenio LEADS live testen: die erste Messe ist vollständig kostenlos, danach einfach in ein Abo umwandeln.